0. Возьмите на себя ответственность по подготовке и регулярному проведению ежемесячных собраний членов WISE в качестве Председателя собрания.
1. В процессе подготовки к проведению собрания поддерживайте коммуникацию с офисом WISE СНГ и Балтии. Задавайте любые вопросы, относящиеся к подготовке и проведению собрания.

+7 (495) 507–90–99, 796–84–23, info@wise.ru

2. Получите из офиса WISE список членов WISE (включая выбывших членов WISE).
3. Возьмите список членов WISE, который вы получили из WISE, внесите туда фамилии людей, которые, с вашей точки зрения, заинтересованы или могут быть заинтересованы в том, чтобы принять участие в собрании членов WISE и больше узнать про WISE и Hubbard Management System.
4. Просмотрите список и отметьте тех, кто будет заинтересован помочь вам. Назначьте встречу и пригласите этих людей на встречу. Такая встреча необходима, чтобы распределить следующие задачи и установить сроки их выполнения. (Если таких людей нет, то для подготовки к первому собранию выполняйте все последующие шаги самостоятельно)
5. Обзвоните людей по списку, расскажите им про идею собрания и проведите опрос, чтобы выяснить наиболее удобный день и время для первого собрания. (Если у вас ещё нет подходящего помещения для проведения собрания, то также спрашивайте при разговоре, нельзя ли провести собрание в офисе этого человека, или не знает ли он подходящего помещения для проведения собрания.) Информацию о подготовке программы собрания см. в п. 12. При обзвонке люди могут вам задавать об этом вопросы — что будет происходить на собрании. Поэтому вы должны быть готовы к тому, чтобы рассказать им цели собрания, примерный регламент, тему. Спрашивайте также, какая темы была бы им интересна.

6. Найдите подходящее помещение (требования к помещению: месторасположение должно быть приемлемо для большинства участников собрания; приятный интерьер; если за помещение нужно будет платить арендную плату, то её размер должен быть приемлемым, чтобы можно было покрыть расходы из взносов участников собрания. Постарайтесь найти такое место, где вам не нужно было связывать себя долгосрочными обязательствами. Вы всегда можете изменить место или условия).

7. Определите время и место собрания.

8. Сообщите о дате и времени собрания в офис WISE. В сообщении укажите имя и фамилию человека (людей) и их контактные телефоны, по которым те, кому будет интересно посетить собрание, смогут позвонить.

9. Получите в офисе WISE образцы рекламных объявлений о проведении собраний. Подготовьте свой текст и само рекламное объявление. Обязательно согласуйте его с офисом WISE (reports@wise.ru).

10. Сделайте рассылку по электронной почте с приглашением на собрание. Сделайте несколько рассылок: заранее и накануне. Вы также можете распечатать текст с информацией о собрании на хотя бы принтере, чтобы при необходимости предоставлять эту информацию людям. (В дальнейшем вы можете печатать и красивые листовки для рекламы мероприятия. Для этого вам нужно будет назначить человека, который будет отвечать за изготовление листовок. Расходы будут покрываться из взносов участников собрания на проведение собрания)

11. Подготовьте всё необходимое для собрания: распечатайте бланки регистрации и бланки опросов; купите чай , кофе, печенье (расходы будут покрываться из взносов участников собрания на проведение собрания)

12. Подготовьте программу собрания:
• подготовьте выступление, на котором вы расскажите о WISE и о цели проведения собрания. На первом собрании (или на последующих собраниях,
где будет много людей, которые пришли впервые) вы можете делать это достаточно подробно.
• подготовьте выступление (или договоритесь с кем-то, кто сделает такое выступление) о результатах применения технологии управления на практике. Это могут быть несколько человек, которые будут делиться своими успехами. Даже если это совсем маленькие (с их точки зрения) успехи, всё равно публике будет очень интересно их услышать. Чаще всего оказывается, что это не такие уж маленькие успехи!
• вы можете подготовить информацию о хороших новостях из других городов, успехах консультантов, других членов WISE (эти данные можно получать в офисе WISE).
• подготовьте выступление (мини-семинар или тренировка) (или договоритесь с кем-то, кто сделает такое выступление) об использовании какого-либо инструмента технологии управления. Например, вы можете рассказать о том, что такое ценный конечный продукт, как составить список подпродуктов и т. д. Для этого можно использовать Рабочую тетрадь «Модель административного ноу-хау».
• На первом собрании решаются некоторые организационные вопросы — необходимо оговорить, место и время собраний в будущем, например, «каждая третья среда месяца, в 19:00, в офисе компании «АБВ» по адресу…, контактный телефон…, контактное лицо…». Эту информацию вам нужно будет переслать в офис WISE для возможного размещения на сайте WISE и рассылок. Также оговорите необходимый взнос для покрытия расходов по проведению собрания. Распределите функции по подготовке и проведению последующих собраний (если этого не было сделано раньше).
• На последующих собраниях: если присутствуют новые люди, то для них нужно будет сделать объявление о правилах проведения собрания; при необходимости также скоординируйте любые изменения относительно времени, места проведения собрания, и т. д. Обязательно сообщите о таких изменениях в офис WISE, чтобы можно было сделать коррекцию на сайте WISE.

13. Спланируйте, как вы будете встречать гостей и проводить собрание. При встрече гостей и проведении собрания нужно будет выполнять следующие функции:

• подготовить зал для мероприятия: расставить столы-стулья, подготовить доску или ватман (если необходимо для проведения маленького семинара).

• встречать гостей и регистрировать (вы можете записывать пришедших в специальную тетрадь или отмечать их приход в заранее подготовленном списке, или выдавать им бланки-анкеты. В конце собрания необходимо раздать бланки опроса, чтобы выяснить у участников их реальность по проведению собрания, что им интересно, в какой форме, что бы они хотели услышать на следующем собрании…).

• собирать деньги с участников собрания, чтобы покрыть расходы на проведение собрания: на оплату аренды (при необходимости), печать листовок или бланков опросов, расходы на чай -кофе-печенье).

• вести собрание.

14. Накануне собрания проверьте, что вы полностью к нему готовы.

15. Проведите ваше первое собрание!
• придите заранее, не позднее чем за 30 минут до начала, убедитесь что помещение и материалы готовы; подготовьте то, что необходимо для чая-кофе. Когда участники собрания начнут подходить, раздавайте им формы регистрации, либо записывайте в специальную тетрадь (указывайте контактную информацию), собирайте с пришедших взнос участника. [Вы можете не собирать взнос на первом собрании или не собирать взнос в начале первого собрания, особенно если участники не были проинформированы об этом заранее, либо сумма взноса не была установлена. На первом собрании, когда вы будете обсуждать организационные вопросы, обсудите и этот.]
• согласуйте (утвердите) со всеми выступающими график их выступления и подтвердите темы и очерёдность. Проинструктируйте выступающих, что нужно выступать чётко и живо. Заранее предупредить выступающих, кто за кем выступает и сколько минут отводится на одно выступление. [Если тон собрания опускается, то когда вы объявляете нового выступающего, постарайтесь поднять настроение группы].
• представьтесь, объявите, что открываете собрание членов WISE и расскажите о WISE и о цели собрания (вы готовили это выступление при выполнении п. 12).
• попросите всех участников представиться по очереди, пусть каждый назовёт имя, компанию, вид деятельности и т. д. (также, например, использует ли он Hubbard Management System в своём бизнесе).
• проводите собрание, следуя повестке.
• завершите основную часть вовремя (в соответствии в повесткой) и отведите достаточно времени (не меньше часа) на неформальное общение. Объявите ещё раз, что участники могут приглашать на следующее собрание своих знакомых, которые не являются членами WISE, чтобы познакомить их с технологией управления Хаббарда и WISE.
• если помещение надо освободить до какого-то часа, объявите об этом заранее и затем за 15 минут предупредите всех, что через 15 минут нужно будет освободить помещение. За это время наведите порядок в помещении. Соберите все регистрационные формы и другие бумаги.

16. Составьте отчёт в офис WISE и отправьте его по электронной почте на следующий день после собрания (reports@wise.ru). Укажите статистики, а также любую интересную информацию: отзывы, интересные моменты, истории успеха, пожелания участников. Если у вас возникли вопросы по проведению собрания или вам нужны какие-либо материалы, обязательно напишите об этом.

17. Напишите благодарности тем своим помощникам, которые заслужили это. Встретьтесь с помощниками, вручите им благодарности и обсудите прошедшее собрание и план на будущее.

18. Для проведения любого последующего собрания просто выполняйте пункты этой программы.

19. Обзвоните ваших помощников по подготовке и проведению собрания (особенно, если они будут делать это впервые) и удостоверьтесь, что они помнят о тех обязанностях, которые должны выполнять и понимают что, как и в какие сроки их нужно делать

20. Удостоверьтесь, что ваши помощники (особенно те, кто занимается обзвонкой или рассылкой рекламы) выполняют свои функции точно в срок. Если надо — потренируйте обзвонщиков (для тех, кто будет это делать в первый раз, это требуется)

С уважением,
Евгения Сухарева
Президент WISE СНГ и Балтии
president@wise.ru