Для организации собраний необходимо использовать пошаговый проверочный список, который был составлен офисом WISE (см. также КАК ПОДГОТОВИТЬ И ПРОВЕСТИ ОТКРЫТОЕ СОБРАНИЕ ЧЛЕНОВ WISE В ВАШЕМ ГОРОДЕ. ОПИСАНИЕ). В 2006 годы мы делали шаги именно по нему.

КОГО ПРИГЛАШАЕМ: предпринимателей, владельцев и руководитель компаний. В меньшей степени — их сотрудников.

ЦЕЛЬ: популяризировать Систему управления Хаббарда (Hubbard Management System), её отдельные элементы и инструменты, программы «Модель Административного Ноу-Хау» (МАНХ) и членство WISE в деловом сообществе конкретного города.

ЗАМЫСЛЫ:
1. Организовать безопасную площадку для обмена ценной информацией по применению технологии МАНХ.
2. Организовать площадку для обмена опытом и успехами, создание позитивного настроения окружения.
3. Организовать нетворкинг (создание деловых контактов и места для продвижения себя и своих компаний).
4. Формировать группу единомышленников, желающих и применяющих МАНХ и вступающий в сообщество WISE.

ПОБОЧНЫЕ ЭФФЕКТЫ:
1. Благотворительность и поддержка социальных проектов (Нарконон, Дорога к Счастью)
2. Внеформатное общение группы членов WISE и их семей (традиционные летний и осенний (по грибы) 3-х дневные выезды на озеро Виштынец)
ВРЕМЯ выбирается на основе опросов целевой группы. У нас вторая среда каждого месяца утром. Главное тут — стабильность и предсказуемость. Чтобы не происходило — собрание должно проходить.
РЕГЛАМЕНТ СОБРАНИЯ
10:00 – 11:30 — знакомство и круг успеха
11:30 – 12:00 — кофе-брейк
12:00 – 13:00 — семинар
Свободное общение до семинара, в кофе-брейке и после

КОНЕЧНО, У НАС ПОЯВИЛОСЬ
МНОГО ВАЖНЫХ ДОПОЛНЕНИЙ ЗА ГОДЫ РАБОТЫ.
1) Необходимо определить минимум 6 постов на оргсхеме собрания (то есть нужны 6 функций). Минимальное кол-во людей — 2 чел, один из них председатель и один — все остальные шляпы.
Председатель — это Главный ведущий, главное лицо и ответственный за то, чтобы эти проекты продолжались. Её берет на себя Консультант WISE, или самый компетентный член WISE (имеющий достаточно хорошее обучение по технологии управления или внедренный МАНХ). Он ведет мероприятие — и семинар (чаще всего) .
Координатор — его роль найти все контакты, обзвонить, пригласить, добиться, чтобы люди пришли. Он же подыскивает и согласует место проведения, заказывает питание, организует доставку книжного магазина, добивается, чтобы фотограф и пиарщик выполнили свои функции. Он же раздает ручки и листки бумаги (блокноты) для записей.
Продавец книжного магазина — делает презентабельную раскладку материалов для продажи и рекламных материалов про WISE. Продаёт материалы до начала, во время и после (пока не кончилось отведенное время) .

Казначей — собирает организационной взнос на собрание, ведет ведомость и обзванивает тех, кто опаздывает. Его задача — собрать оплату.

Важно: Мы собираем наличные, которые идут на аренду зала и дополнительного оборудования (микрофон, проектор, флипчарт) и питание (а в ресторане — только на питание обычно). Собранных денег должно быть всегда БОЛЬШЕ, чем затрат. Излишек собирается в Фонд собраний WISE — из него можно оплачивать, к примеру, предоплату зала и питания, приезд интересных консультантов или представителей офиса WISE, оплачивать работу фотографа и т.д.

Фотограф — делает интересные и качественные снимки участников, репортажную съемку всего мероприятия, готовит фотоотчет (обработав фото) .

Пиарщик — собирает отзывы (листы обратной связи) по окончании мероприятия, готовит и отправляет отчет в офис WISE, прикладывая фотографии, ведет группу на Facebook, куда подключает желающих. Туда выкладываются фото с разных мероприятий. И в группе также создаются МЕРОПРИЯТИЯ для автоматического приглашения всех участников группы на следующие встречи. Или закрытые собрания WISE (только для членов WISE, где можно поговорить на специальные темы о внедрении определённых инструментов для продвинутой публики).

2) Подбор места — это исключительно важно. Это должно быть достаточно статусное для бизнесменов и предпринимателей место (это основная целевая публика):
• гостиница
• ресторан
• кафе выше среднего уровня
• комплекс конференц-залов
Например, идеальные места у нас в Калининграде:
• Отели Рэдиссон (их конференц зона)
• Сеть отелей Гелиопарк
• Рестораны, где есть банкетные зоны
• Кафе, где есть банкетные залы
• Офис с залом для семинаров (тренингов)

Важно наличие возможности смотреть видео/DVD, как онлайн, так и через компьютер или DVD-проигрыватель.
Экран или ТВ большого формата, ТВ очень желательно, обязательно флипчарт со свежими фломастерами.
Место для сбора должно иметь хорошую парковку.

3) Сценарий
1) 9:30–10:00 — регистрация
2) 10:00 сбор — Ведущий (Координатор собраний) объявляет цели встречи, регламент и тему, передает слово для открытия Председателю собраний WISE.
Тот открывает собрание и запускает так называемый «Круг знакомств».
Необходимо (обычно сидя) представить себя (Как зовут, должность, название компании и какой продукт или услугу производит этот человек на благо города).

После «Круга знакомств» идет «Круг обмена успехами». У кого что произошло хорошего за последний месяц в личной жизни и в бизнесе. Какие его личные успешные действия были. Идеально — с применением инструментов Hubbard Management System (что-то узнал, применил — и это получилось). Нужно их перечислить.
Дается 3 минуты (или меньше).

Используемый инструмент передачи слова по кругу — у нас, например,
игрушка (мягкая), передается — как «микрофон», от одного участника
к другому.
Если участнику нечего сказать — он просто пропускает.
ВАЖНО — этот круг — не рекламный, а пиаровский (успехи).
Идеальная посадка — столы буквой «П», при количестве людей до 50 чел (если вмещает зал). После — только рассадка «театр», при этом от чего-то придется отказаться и переформатировать знакомство. В таком случае все достают визитки — и в течение 10–15 минут идет игра «Познакомьтесь с максимальным количеством участников».
Когда идет «Круг успеха»:
• Ведущий фиксирует успехи и успешные действия на флипчарт, давая
дополнительные комментарии по ходу (как консультант) .
• После выступления каждого человека с успехами мы хлопаем и слово
переходит к другому.
• Хлопаем, давая подтверждение, по традиции 2 раза — взято с конференции WISE для ускорения действия.

• Если есть вопросы к рассказчику — то он всегда отвечает быстро или договаривается сделать это в перерыве.
На перерыве идет общение за чаем и кофе. Кофе-пауза должна быть обязательно (располагает к общению), но не сильно сытной, чтобы не переедать.
Еда должна быть свежая и вкусная, красиво сервированная. Так-же должна быть вода и обслуживающий персонал для ускорения предоставления еды.

4) Семинар. Самая «вкусная» часть встречи.
Для открытия (первого мероприятия) в каком-то городе будет хорошо организовать приезд представителя офиса WISE или крутого консультанта WISE. Зажечь публику. Запустить машину. Запустить движение.

Всегда, когда в город приезжает для семинара кто-то из консультантов WISE — обязательно организуется отдельная внеочередное собрание с участием консультанта для поддержания статуса членства WISE.

Семинар обязательно должен быть с элементами практики для работы в парах, в группах, мини-тренинг. Должен рассматривать какой-либо элемент технологии управления (а она очень многообразна).

5) Темы семинара. Выбирается на основе опроса публики (Что болит?)
Либо волевым решением назначить цикл тем на каждом собрании согласно оргсхеме. 7-1-2-3-4-5-6
И рассматривать всегда такую тему по отделениям.
Вопросов внутри каждого подразделения оргсхемы очень много — поэтому и тем может быть большое количество.
Повторюсь — опросы помогут.
У нас есть успешное действие (когда нет консультантов или других возможных выступающих). Просмотр RB.TV прямо на собрании. Вся группа смотрит и выполняет задания по ходу. Заранее оповещаем, что такое собрание будет длиннее, чем обычные 3 часа (нужно минимум 4) .
6) Мы обязательно собираем листы обратной связи (отзывы) после каждого собрания.

Для дополнительных разъяснений можно писать o.semenov@namerenie.ru
Олег Семёнов — координатор собраний ВАЙС в Калининграде с мая 2006 года.
Моб.+79062192246

Если вы желаете организовать собрание WISE в своем городе, оставьте заявку в форме ниже, для получения всех необходимых условий и инструкций: