Правильный бизнес – это конвейер

Два года назад мне было необходимо что-то делать с компанией, поскольку ее рост в 2013 г. был на уровне 30%. А до этого мы ежегодно вырастали примерно вдвое. Поэтому я осмотрелся и понял, что одному тяжеловато управлять компанией, в которой работает более 100 сотрудников.

Я стал искать какую-то информацию об организации бизнеса. Много читал различной литературы по этой теме. В частности подписался на еженедельную рассылку от Business Forward. В ней были ссылки на автора по имени Л. Рон Хаббард. Мне показалось, что он описывал очень практичные и разумные вещи. Поэтому я стал глубже изучать этот вопрос. В результате мы внедрили инструменты управления по Hubbard Management System в 2014 г.

Одним из ключевых инструментов для меня в административной технологии стала ОРГСХЕМА. Это по сути то, как устроена ваша организация. И, скажу честно, создавать ее было нелегко. Она несколько раз перерабатывалась. Сначала я вписал туда все те функции, что у нас были, и те, которые я хотел бы, чтобы были. Оргсхема получилась большой и громоздкой! Первое время даже я сам боялся на нее смотреть. Но через год я её пересмотрел и убрал ненужное, оставив основной функционал и те вещи, которые отличали нас от других. Она стала меньше, но более удобной в работе. Что же получилось в результате.

1. ПОЯВЛЕНИЕ СТРУКТУРЫ ОРГАНИЗАЦИИ. У нас наконец-то появилась модель организации. До этого у меня в голове была какая-то структура, но при необходимости она плавно перетекала во что-то новое. Люди, отвечавшие за какую-то область, вдруг начинали быть ответственными за другие вещи. Например, я запросто мог дать задачу продавцу ехать и улаживать конфликтную ситуацию с клиентом. Или попросить call-центр забронировать мне авиабилеты. Это приводило к дестабилизации работы и недовольству сотрудников. Кстати, и я, как ни странно, был недоволен скоростью и качеством выполнения тех новых задач, которые я им ставил.

2. НАХОЖДЕНИЕ УЗКОГО МЕСТА. После появления структуры и ее пересмотра я понял, что мне нужны руководители, так как существуют как минимум 7 областей, которые должны быть под контролем. Вроде я и контролировал их, но в то же время многие вещи просто застревали из-за нехватки моего времени. Или из-за оценки этих дел как менее важных. То есть я сам и был узкимместом в потоке работы организации. И хотя я довольно шустрый парень… всё равно не успевал.

3. НАХОЖДЕНИЕ ПРОПУЩЕННЫХ ФУНКЦИЙ. Я увидел, что у нас практически полностью отсутствует контроль качества и постоянное повышение квалификации персонала. Что-то, конечно, делалось, но продуманного плана и людей, отвечающих за это, не было. К тому же у нас отсутствовал отдел по вводным продуктам и услугам, что очень сильно тормозило привлечение новых клиентов.

4. ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ. Когда каждый сотрудник узнал, за что конкретно он отвечает, а что находится в ведении других сотрудников, сразу увеличилась скорость коммуникации. Это привело к ускорению всех бизнес-процессов. Стали быстрее приниматься решения на местах. Ускорилась их реализация. Порою даже доходило до того, что я давал задачу сотруднику, а он мне говорил, что это не его функции. И сразу хотелось «дать ему леща», чтобы не спорил. НО! Каждый раз после пересмотра данной задачи я видел, что просто сваливал свои обязанности на других, тем самым перегружая их и снимая с себя ответственность за свою работу. Короче, решение задач ускорилось, и появилось больше прозрачности и организованности в процессах. Выросла эффективность работы почти каждого сотрудника.

5. РОСТ ответственности сотрудников. Когда каждый сотрудник узнал, что от него ожидается, то, как ни странно, в нашей компании вырос уровень ответственности за свою работу. Сотрудники стали больше требовать от других, если это входит в их круг обязанностей. Это перешло в большую самостоятельность при принятии решений на местах, более довольных клиентов, рост компании. Сотрудники становятся более компетентными, овладевают все новыми и новыми навыками. И, таким образом, в каждой области появляются более эффективные узкие специалисты, которые ускоряют работу компании и делают ее более результативной.

6. ГИБКОСТЬ СТРУКТУРЫ ОРГАНИЗАЦИИ. Казалось бы, поскольку появилась оформленная структура организации, то должно быть сложнее её видоизменить. Однако при необходимости добавить или упразднить функцию или отдел, вы просто это делаете, смотря в существующую оргсхему. Вы сразу видите, на что это будет влиять. Всё это стало гораздо нагляднее. Вы сразу видите, подходит ли данный паззл к общей картине. Например, я захотел вставить новую для себя функцию опроса потребителей в отдел маркетинга. Глянув на оргсхему, я сразу же увидел, кто будет за это отвечать, успеет ли он сделать эту работу и т.д и т. п., Короче, вся картина сразу перед глазами. Или я ввожу новый продукт. Он вроде перспективный. Но посмотрев на структуру организации, я вижу, что это всего лишь дополнительный продукт, который потенциально может нам что-то дать, а может и не дать. И поэтому я просто отдаю его в отдел дополнительных продуктов, оповещаю ответственного, и мы с ним сразу видим, сколько времени он может выделить на этот проект согласно своей загруженности.

7. ПРОЗРАЧНОСТЬ И УСКОРЕНИЕ ВНЕДРЕНИЯ НОВОВВЕДЕНИЙ. Большими плюсами ОРГСХЕМЫ являются ее доходчивость, прозрачность и, конечно же, разумность. В ней любой ваш сотрудник может увидеть кто и за что отвечает. Что должно быть сделано до него «на конвейере». И, соответственно, может требовать от стоящих раньше «на транспортерной ленте» их продукта. Поэтому когда принимается решение быстро внедрить какое-либо новшество, то берется ОРГСХЕМА, просматривается «конвейер» и продукты на всех постах. И при необходимости функции добавляются в поток производства. Конечно, необходимо прояснить новый функционал с ответственным сотрудником и обучить его необходимым навыкам. Но! Структура организации уже включила эту новую функцию в себя! И все будет продолжать работать как часы, несмотря на это нововведение. Я считаю, что оргсхема — это одна их ключевых вещей в организации бизнеса!!! Очень советую внедрить этот инструмент у вас в компании. Уровень вашей организации ТОЧНО поднимется!