Инструменты Hubbard Management System в действии!

Дорогие друзья, предлагаем вам посмотреть видео-экскурсию по компании ТД «ФОРТ», владельцы которой используют инструменты управления уже почти 25 лет (и 11 лет подтверждают стандарт управления «Модель Административного Ноу-Хау»)!

⇒ Если вы когда-нибудь хотели внедрить инструменты Hubbard Management System, но не представляли «КАК ЭТО ВЫГЛЯДИТ»,

ИЛИ 

⇒ Если вы уже используете инструменты управления, но лишь «частично» и хотите узнать, КАК ЭТО МОЖЕТ БЫТЬ,

ИЛИ

⇒ Если вы хотите «получить реальность», КАК ЭТО РАБОТАЕТ и какие результаты даёт,

ТО этот короткий видео-ролик (меньше 15 минут) – ДЛЯ ВАС!

Узнайте, какие успешные действия и работающие инструменты у компании, выручка которой в 2019 году составила 621,384 млн. рублей (с НДС)!

Вы можете посмотреть видеозапись экскурсии или прочитать конспект выступления с иллюстрациями ниже ⇓

Модель Административного Ноу-Хау (МАНХ) – это преимущество членства WISE!

Узнайте, как стать членом WISE и начать использовать технологию управления, которую внедрили компании в 134 странах мира, сегодня!

Напишите нам:

E-mail: info@wise.ru

WhatsApp: +7 968 650 55 83 

ТД «ФОРТ» (Санкт-Петербург) – занимается комплексным снабжением предприятий спецодеждой и средствами индивидуальной защиты.

Основана в 2003 году. Более 100 штатных сотрудников.

Площадь собственных офисных и складских помещений – 5 500 м2. Строительство продолжается. Склады компании находятся в Санкт-Петербурге, Москве, Новосибирске.

В ассортименте компании более 8000 товаров от 200 производителей.

Клиенты: производственные предприятия, строительный сектор, торговые сети, частные лица через интернет-магазин и маркетплейс.

Подтверждённый МАНХ – 11 лет!

Экскурсию проводит Тамара Волкова, директор по развитию ТД «ФОРТ».

Конспект экскурсии здесь ⇓

Здравствуйте! Я проведу небольшую экскурсию по нашей компании.

Торговый дом «ФОРТ» – это компания, которая занимается продажами (крупным оптом и в розницу) средств индивидуальной защиты. Это спецодежда, спецобувь, спецперчатки, а также различные расходные материалы, инструменты и всё, что необходимо для производственных компаний, строительных компаний и торговых сетей. У нас около 8000 наименований товаров, и сейчас я вам расскажу, как мы используем Hubbard Management System в своей работе.

Компания была основана в 2003 году. В этом году мы отметили 17-летие, и вот уже 11 лет подряд мы подтверждаем стандарт Hubbard Management System.

Начнём со взаимодействия с клиентами: у нас работает много менеджеров по работе с новыми клиентами. Вы можете сделать интернет-заказ у нас на сайте либо прийти и сделать заказ, придя в компанию. Наши менеджеры помогут вам определиться с выбором и оформят ваш заказ. Если же вы юрлицо, вас направят к менеджерам по работе с новыми юрлицами и дальше последует та же процедура.

На первом этаже у нас располагается выставочный зал. Мы не магазин, это именно выставочные образцы. Здесь у клиента есть возможность посмотреть вживую тот продукт, который мы предлагаем.

Конечно, это сейчас в нашем ассортименте 8000 товаров, но всё начиналось очень просто: с обычного зелёного строительного мешка. Он до сих пор является товаром категории А! Т.е. это товар, на котором компания получает наибольший доход. Но, конечно же, в далёком 2003 году это был новый продукт на рынке, и Торговый дом «ФОРТ» был, вероятно, первой компанией в Санкт-Петербурге, которая начала поставки этого зелёного мешка из Китая.

Сейчаc Торговый дом «ФОРТ» обслуживает около 5000 компаний ежегодно.

А в целом за всё время нашей работы в нашей базе накопилось около 30 000 компаний.

И да-да, как бы это необычно ни звучало, но свой первый миллион долларов наша компания заработала именно на этом зелёном мешке, который стоит меньше 10 рублей.

Стратегия нашей компании – предоставлять доступный товар, то есть товар, который стоит недорого, но который требуется в работе практически ежедневно. Так, например, мешки, перчатки – это, можно сказать, одноразовые продукты. И если какая-то компания постоянно использует в своей работе эти товары, то и приобретает их регулярно. Большинство наших клиентов – это постоянные клиенты, которые если уж начинают с нами работать, то остаются с нами надолго именно потому, что всё, что им необходимо, они могут найти в Торговом доме «ФОРТ».

Менеджеры по работе с новыми клиентами располагаются в 6-м отделении [Отделении распределения]. После того как клиент совершает первую сделку, он передаётся в отдел по работе с постоянными клиентами во 2-м отделении. У нас таких отделов по продажам пять, потому что в каждом отделе должно быть пять менеджеров плюс начальник. А так как в компании около 30 менеджеров по продажам, то они у нас делятся на отделы продаж. Соответственно, у нас есть один отдел продаж в 6-м отделении (по работе с новыми клиентами) и пять отделов продаж во 2-м отделении. Здесь располагаются менеджеры, которые ведут свои клиентские базы и работают над тем, чтобы развить постоянных клиентов, увеличить объёмы продаж и вести регулярные сделки с ними.

Так как мы еженедельно отслеживаем показатели нашей эффективности, все менеджеры отмечают свои результаты на графиках. Соответственно, сразу же в конце недели появляются графики по основным показателям деятельности компании.

Ещё один важный элемент Hubbard Management System – это система коммуникации, а именно коммуникационный центр. Наша компания, конечно же, использует и электронную систему посланий: мы пишем электронные письма, используем мессенджеры. Но есть также очень большое количество документов, которые должны быть переданы «вживую». Поэтому все послания размещаются в коммуникационном центре, где указаны должности всех сотрудников, и по цветам ярлыков вы можете сразу же увидеть, к какому отделению оргсхемы они относятся. Таким образом вся информация находится на виду, послания не теряются, вопросы решаются быстро, потому что задерживать послание более 3 дней – это нонсенс. По правилам в течение дня нужно ответить на все поступившие послания. Если даже ответа сразу нет, то нужно по крайней мере проинформировать, что послание взято в работу и указать, когда будет дан окончательный ответ.

У каждого сотрудника на рабочем месте есть три корзины: «входящие», «отложенные» и «исходящие». Соответственно, все входящие послания помещаются в первую корзинку, и, когда у сотрудника есть возможность, он постепенно начинает работать с входящей почтой, отвечая на каждое послание. Когда он заканчивает работать с посланием и даёт окончательный ответ, то послание помещается в исходящую корзинку. Если же нет возможности сразу дать ответ на послание – например, нужно получить больше информации, – то такое послание размещается в отсеке «отложенные», при этом очень желательно указать срок окончательного ответа, потому что в течение дня сотрудник 2-го отдела (отдела коммуникации) проверяет корзинки и смотрит, насколько они перегружены. Если же у кого-то в лотке «отложенные» накоплено большое количество посланий, то, конечно же, он начинает работать с таким сотрудником, чтобы послания не задерживались, а все вопросы в компании решались быстро.

Наша цель: помогать клиентам осуществлять их цели и мечты, снабжая нашими товарами и предоставляя качественное и быстрое обслуживание.

В течение недели все заказы на приобретение помещаются в специальный лоток для финансового планирования и «ждут своего часа», потому что финансовое планирование у нас проводится в пятницу. Все заказы на приобретение собираются, наша бухгалтер подготавливает их, рассортировывая по фондам, и тогда у рекомендательного совета есть полная информация: сколько у нас есть заработанных денег за неделю и какие у нас есть заказы на приобретение. Дальше рекомендательный совет рассматривает, что одобрить, а что нет. После этого то же самое рассматривает исполнительный совет, а финальную точку ставит наш финансовый директор.

Один из самых ключевых инструментов Hubbard Management System – организующая схема. Организующая схема из семи отделений у нас вывешена на самом проходном месте, на 2-ом этаже, где располагается административное отделение, отделы продаж, отдел закупок, отделение квалификации и отдел персонала. В этой структуре можно найти всех сотрудников компании. Торговый дом «ФОРТ» – это одна из немногих компаний в России, у которой есть все руководители во всех отделениях оргсхемы. Я считаю, что это в некотором смысле роскошь – иметь столько руководителей. В Торговом доме «ФОРТ» абсолютно в каждом отделении есть свой руководитель, который не совмещает эту работу с работой в каком-то другом отделении. Это во многом является успешным действием и залогом нашего расширения. Как я уже рассказывала, мы являемся торговой организацией, поэтому, конечно же, большая часть сотрудников у нас находится в отделе продаж. А в Четвёртом отделении у нас находится отдел закупок, склад и логистика.

Рассказывает Юрий Чернов, учредитель ТД «ФОРТ»:

Впервые я познакомился с административной технологией управления Л. Рона Хаббарда в 1997 году. Мы стали поэтапно внедрять элементы этой технологии в наш бизнес. И как волшебство – наш бизнес стал расширяться. Мы почувствовали уверенность и выросли в несколько раз. То состояние компании, которое мы сейчас имеем, и то, насколько мы выросли, – всё произошло благодаря применению Hubbard Management System, и это правда.

Если вы спросите: «А что ещё дало вам рост?», то я бы ответил одним словом: «Это цели». Благодаря тому, что мы не замыкались на маленьких целях, просто обычных целях бизнеса – клиенты, деньги… Мы поставили более значительные цели. Мы решили быть полезными обществу в целом и включили это в наши программы. В результате мы участвуем во многих благотворительных мероприятиях и участвуем даже в создании этих мероприятий. Мы наладили связи с местной администрацией. У нас замечательные отношения с администрацией города. Во время пандемии мы начали помогать врачам, больницам и детским учреждениям и приобрели огромное количество друзей. Я не случайно говорю об этом. Большие цели дают нам дополнительную энергию и мотивацию для того, чтобы мы могли делать много добра. Для этого мы должны быть сильными, мы должны быть большими и должны дальше расти. И это действительно так и работает.

Мой призыв к вам: процветайте, преуспевайте, делайте много классных полезных вещей в своих компаниях, для своих клиентов и для общества в целом.

Продолжает Тамара Волкова:

Следующий элемент Hubbard Management System – управление с помощью статистик. В информационном центре Торгового дома «ФОРТ» вывешены главные статистики отделений. Конечно же, здесь далеко не все статистики, которые мы ведём. Всего в компании около 280 статистик. Они заполняются в электронном виде на платформе ManaJet. А на стенде размещаются самые главные статистики, которые вывешиваются на видном месте, где любой сотрудник может их посмотреть. Но так или иначе у нас есть возможность анализировать показатели.

Мы смотрим не только на цифры, которые указаны на графиках, но также и на динамику. Смотрим на взлёты и анализируем, что произошло и почему возник этот взлёт. Смотрим на падения или, например, на «зависшие» графики, то есть там, где статистики долгое время не менялись. Это также требует анализа. Соответственно, исполнительный и рекомендательный совет пользуются информационным центром для того, чтобы на еженедельных координациях разрабатывать стратегию и составлять общий боевой план компании, исходя из анализа статистик, а также для того, чтобы утверждать еженедельный боевой план по отделениям.

Каждый боевой план также основан на анализе того положения дел, который наблюдается за неделю. На собрании мы рассматриваем каждый график. Для этого мы заходим в специальную программу. Здесь мы можем посмотреть все значения на графиках, мы можем посмотреть динамику по месяцам, можем сделать выборку по годам и посмотреть, какова динамика. Очень удобно, что в один клик всё это можно увидеть. Также можно посмотреть все статистики всех сотрудников (у нас их более 80). Достаточно выбрать всех и тогда можно найти сотрудника, который нас интересует, и посмотреть, какое у него состояние на этой неделе или в динамике. Справа от каждой фамилии сотрудника показан его график.

Оргполитика компании. Вот это, можно сказать, «золотой запас» любой организации, потому что здесь содержится весь успешный опыт, а также неуспешный и здесь описано, что нужно делать, чтобы его не повторить. Это то, что позволяет компании дальше развиваться, не наступать на одни и те же грабли и очень быстро вводить в должность новых сотрудников.

Новый сотрудник, попадая в нашу компанию, получает специальную папку. Она называется «папка стажёра». Папка помогает новому сотруднику войти в должность и позволяет ему очень быстро сориентироваться в компании и понять, что это за компания, по каким правилам живёт компания и что от него ожидается. Обычно на изучение этой папочки требуется около двух часов. В папке есть перечень всего, что нужно прочитать, задания, которые надо выполнить. Одно из них – подойти к оргсхеме, изучить её. Выполняя каждый пункт, новый сотрудник расписывается, ему нужно изучить всё и выполнить задания. Затем ему проводят мини-проверку на понимание этой информации и дальше направляют к его руководителю для прохождения стажировки. После успешной девятидневной стажировки менеджер по продажам получает вот эти две папочки – желтую и синюю.

Жёлтая – это папка со всей политикой штатного сотрудника, которую он должен изучить и на этой стадии ещё глубже понять правила компании, систему управления, по которой работает компания, какие еженедельные действия от него ожидаются и что ему нужно делать в той или иной ситуации.

А после этого он изучает шляпную папку (синюю). Здесь больше оргполитики применительно к конкретному посту, и новый сотрудник ещё глубже вникает в должность менеджера по продажам. В этой папке достаточно много материала, его собрали на протяжении всех 17 лет работы компании. В этой папке есть рекомендации на все ситуации, которые возникают в работе. Есть описание всего, что сотруднику нужно знать, чтобы быть действительно компетентным в любых вопросах и выполнять свою работу хорошо.

К каждой должности в нашей компании есть описанная шляпа, она включает все подробности, относящиеся к посту. Таким образом компания достаточно легко может подготовить любого специалиста, если происходит какая-то замена кадров.

В принципе, мы прошлись по всем основным инструментам Hubbard Management System. Это быстрый обзор.

Если у вас будет возможность оказаться в Санкт-Петербурге – добро пожаловать! Вы можете связаться со мной, и мы вам организуем очную экскурсию, всё покажем.

Мы очень открыто делимся своим опытом и будем рады, если наш опыт окажется для вас полезен, и вы сможете что-то из наших разработок применить у себя.

Модель Административного Ноу-хау (МАНХ) – это преимущество членства WISE!