№119. Написание шляп

Рекомендации, советы, основанные на практическом опыте
использования данных из Hubbard Management System
– на что стоит обратить внимание!

Рекомендация №119
Написание шляп

В предыдущей рекомендации было рассмотрено, для чего необходимо описание или материалы «шляпы* поста» (другими словами «должностной инструкции» какого-либо поста).

«Шляпа – наименование поста в организации и работа, которая к нему относится. Здесь проводится аналогия с тем фактом, что у представителей многих профессий, как, например, у железнодорожников, тип фуражки является символом выполняемой работы. Термин «шляпа» также используется по отношению к записям, контрольным листам* и подборкам материалов, излагающим цели, ноу-хау и обязанности поста». Л. Рон Хаббард

[*контрольные листы: списки для изучения материалов, относящихся к посту и практических заданий для освоения навыков]

Было рассмотрено, каким образом наличие таких описаний, таких материалов в организации и мотивирует людей повышать свою профессиональную квалификацию и быть более компетентными в своих областях. А также что это может дать организации в целом.

В дополнении к «шляпе поста» в системе управления Хаббарда (Hubbard Management System) существует такое понятие (и инструмент управления), как «шляпа штатного сотрудника». То есть описание прав и обязанностей сотрудника, а также различных организационных процедур и т.д. – всего, что может иметь отношение к работе организации, к взаимоотношению между сотрудником и организацией, правилами внутри коллектива.

Такой документ (или подборка документов) помогает и сотрудникам и руководителям, поскольку устраняет «неясность» и «непредсказуемость» в развитии каких-то ситуаций и, соответственно, обеспечивает большую стабильность в коллективе и комфортную атмосферу.

В соответствии со статьёй в шляпу «штатного сотрудника» (то есть в шляпу общего характера) должно входить следующее:

1. Описание общей цели организации, того, к чему она стремится, её основных задач, а также продуктов.
2. Описание привилегий или наград, которые имеет штатный сотрудник, например, обучение на посту, доступность обучения вообще, премии, зарплата, отпуска и т.д.
3. Описание взысканий за непроизводительность, за злоупотребление служебным положением или некорректное выполнение контракта или работы на посту.
4. Описание обязанностей штатного сотрудника в отношении связей с общественностью.
   [моё примечание – имеется в виду, что человек должен поддерживать хорошие отношения с окружением, например, в офисном здании, с официальными органами, с клиентами. Например, он должен знать, как отвечать на вопросы об организации, какую информацию давать. Возможно есть поощрение за продвижение продукта или услуг организации, даже если человек не занимается маркетингом или PR в организации.]
5. Описание взаимоотношений между штатными сотрудниками, что включает вежливость, опрятность, отношение к начальникам и подчинённым, офисный этикет и т.д.
6. Как человек должен обращаться с документами, посланиями, файлами, оборудованием (и в каком виде это должно быть).
7. Описание системы коммуникации и системы перевозок (транспорта) в организации.

Обратите внимание – при составлении описаний, которые требуются в п. 2 и 3 нужно обязательно проконсультироваться с юристом, чтобы составленные вами внутренние правила не противоречили трудовому законодательству. При предоставлении обучения за счёт организации также полезно определить, является ли обучение поощрением сотрудника, либо инвестицией организации, которую организация хотела бы в какой-то форме вернуть. В последнем случае лучше составлять отдельные договоры, которые определяли бы условия получения такого обучения и возможные штрафные санкции, если человек увольняется до оговорённого срока (такие договоры должны быть составлены или проверены юристом).

Уверена, что если вы начнёте с составления хотя бы краткого описания, то это внесёт больше порядка в деятельность организации. Создаст больше понимания среди сотрудников, поскольку они получат стабильные данные о том, как работает организация. Для них прояснятся многие моменты, которые владелец и руководство может считать «очевидными» и поэтому не говорить о них отдельно. А всё это создаёт непонимание.

Поэтому посмотрите, какие моменты у вас не освещены в документах и создайте эти документы. А потом ознакомьте с ними все своих сотрудников!

Успехов вам и процветания!

С уважением, Евгения Сухарева
Президент WISE СНГ

PS: присылайте свои вопросы, делитесь опытом и примерами применения.

WISE представляет Hubbard Management System (Систему управления Хаббарда) – реальную СИСТЕМУ управления.  Она является системой, поскольку объединяет и чётко показывает взаимосвязь всех элементов и факторов, имеющих отношение к организации и управлению (менеджменту) компании или группы.