№162. Инструмент руководителя: что делать с ситуациями, которые вас не устраивают?

Рекомендации, советы, основанные на практическом опыте
использования данных из Hubbard Management System
– на что стоит обратить внимание!

Рекомендация №162
Инструмент руководителя: что делать с ситуациями, которые вас не устраивают?

В «Рекомендации №158 по Hubbard Management System» были перечислены «инструменты руководителя», которые входят в «ящичек» или «чемоданчик» инструментов руководителя, если мы так назовём этот перечень.

Одним из инструментов в этом списке указаны материалы для проведения оценки данных.

В Hubbard Management System есть целая технология, которая фактически позволяет чётко и быстро определять, что в текущей ситуации является неправильным, что является правильным и успешным или более успешным и также помогает определить более менее рациональную последовательность, в которой всё это можно исправлять, улучшать и поддерживать.

«Определение слова “данные” таково: “факты, графики, утверждения, решения, действия, описания, которые предположительно верны”. Определение “ситуации” следующее: “Общая картина происходящего, характеризуемая совокупностью данных, существующих на данный момент”». (Hubbard Management System)

В чём может быть очень большая ценность данной технологии для вас?

Вот только несколько примеров:

– Вы знаете, что в компании не всё идёт хорошо, есть много разных проблем, но не     понимаете, за исправление чего «хвататься» в первую очередь.

– В компании как раз дела идут неплохо или вообще очень хорошо, но вы не знаете, что является ключевым фактором или факторами, которые к этом привели.

– Вы решили внедрять инструменты управления (или использовать инструменты более глубоко и полно), но не знаете, что важнее. Или в какой последовательности это делать.

Этот список можно продолжать и продолжать, поскольку эту технологию можно использовать в разных ситуациях.

Как вы можете применить эту технологию именно для улаживания какой-то ситуации, определения «курса действий»?
(все данные в кавычках и курсивом – это данные из Hubbard Management System):

1. «Качество анализа данных зависит от знания того, какой должна быть идеальная организация и какова цель, лежащая в основе её деятельности. Это означает, что необходимо знать, какой должна быть её деятельность с рациональной точки зрения или же с точки зрения логики».

Сделайте описание «идеальной картины». Это может быть идеальная картина работы вашего офиса или работы какой-то области, например, отдела продаж.

Опять же подчеркну, что если вам срочно нужно решить какую-то ситуацию, например, «я хочу расширить отдел продаж, повысить его эффективность, но не знаю, с чего начать», то сделайте описание более менее «реально-идеальной» картины именно для этой ситуации. Определите, что для вас будет «приемлемым улаживанием ситуации», опишите это. Возьмите за «идеальную картину на данный момент». То есть не нужно описывать идеальную картину «всего существования», если «прямо сейчас» вам нужно решить что-то, что поможет вам остаться на плаву или нужно справиться с кризисом. Вы должны работать над описанием глобальной идеальной картины и проработкой стратегии совершенно отдельно.

«Правило такое:
ЧЕЛОВЕК ДОЛЖЕН ЗНАТЬ ИДЕАЛЬНУЮ КАРТИНУ, ЧТОБЫ СРАВНИВАТЬ С НЕЙ СУЩЕСТВУЮЩУЮ.
Если сотрудники организации не знают, как должна работать настоящая организация, они не замечают совершенно очевидные минусы.

…вы должны быть ознакомлены с тем, как выглядит эта область, когда дела идут хорошо и когда они идут плохо».

2. Теперь сравните вашу «существующую картину» с описание идеальной картины. Составляйте подробный список отклонений-неоптимальностей-неправильностей (так называемых минусов).

3. Возможно вам нужно будет распределить минусы по разным «областям». Например, вы можете распределить минусы, рассмотрев, к какому посту каждый из них относится.

«Анализ ситуации заключается в том, что мы рассматриваем, как распределяются минусы по всему предприятию».

4. «Мы используем своё административное ноу-хау и свои специальные знания, чтобы наладить работу участка с наибольшим количеством отклонений».

Это значит, что вам нужно брать каждый минус (то есть каждое отклонение от идеальной картины) и расписывать шаги, необходимые для того, чтобы исправить ситуацию и приблизиться к идеальной картине.

Получив такой «список действий», вы можете:

а) Посмотреть, какие действия из этого списка являются самыми срочными и жизненно важными для немедленного исполнения (поверьте, что когда это будет написано, вам будет гораздо проще на это смотреть и принимать решения!).
б) Оформить это в виде программы или даже нескольких программ. Назначить ответственных за выполнение каждого пункта и расставить сроки исполнения.

ОБЯЗАТЕЛЬНО! Установите систему отслеживания выполнения и/или систему контроля и отчётности. Вы можете сделать таблицу в Google документах или повесить лист ватмана на стену. Это уже как вам удобнее. Но если вы не будете это контролировать, то НИЧЕГО НЕ ПРОИЗОЙДЁТ!

Сейчас вам может это показаться сложным. Но на самом деле последовательность достаточно проста. Вы можете попробовать и потренироваться на каком-нибудь примере. Ну например, ваш офис – каким вы действительно хотите его видеть. Посмотрите, какой он сейчас. Я имею в виду чистоту, мебель, планировку, пространство. Или складское помещение. Или работу с оргсхемой. Или подготовку сотрудников: многие говорят, что им не хватает квалифицированного персонала и они не знают, что с этим делать. Можно начать «с того, что есть». То есть проанализировать, какова ваша идеальная картина с точки зрения квалификации сотрудников даже для тех постов, которые у вас уже заполнены в компании. Посмотрите, какие шаги нужно выполнить, чтобы каждый ваш сотрудник повысил квалификацию до желаемого или приемлемого для вас уровня. Сделайте это как своего рода упражнение для начала. А потом, возможно, вы составите из этого программу подготовки ваших руководителей.

Успехов вам и процветания!

С уважением, Евгения Сухарева
Президент WISE СНГ

PS: присылайте свои вопросы, делитесь опытом и примерами применения.

WISE представляет Hubbard Management System (Систему управления Хаббарда) – реальную СИСТЕМУ управления.  Она является системой, поскольку объединяет и чётко показывает взаимосвязь всех элементов и факторов, имеющих отношение к организации и управлению (менеджменту) компании или группы.