№231. Защита бизнес-процессов: кража бизнеса и «внутренние враги»

Рекомендации, советы, основанные на практическом опыте
использования данных из Hubbard Management System
– на что стоит обратить внимание!

Рекомендация №231
Защита бизнес-процессов: кража бизнеса и «внутренние враги»

Эта рассылка посвящена вопросам безопасности вашего бизнеса!

Обычно мы рассказываем в «рекомендациях по применению технологии» о различных аспектах применения инструментов управления.
Но есть факторы, имеющие отношение к жизнедеятельности компаний, которые необходимо учитывать, и информация, которую необходимо знать, чтобы обеспечить стабильное развитие вашего бизнеса без отвлекающих факторов.

Цель этой рассылки – обратить особое внимание на варианты «кражи» бизнеса и на «внутренних врагов». То, что однозначно является скрытой, не распознанной причиной разрушения организаций.

К сожалению, это не редкость, когда ключевой сотрудник уходит и создаёт такой же бизнес, используя вашу клиентскую базу или разработанную вами технологию, методику или продукт. Бывает и так, что (порой продолжая работать у вас) недобросовестный работник формирует «параллельную структуру» (порой – даже с тем же или похожим названием!), переключая на себя доходы от клиентов.
Иногда подобные действия совершает бизнес-партнёр или инвестор.
Либо партнёр или инвестор пытаются внести «улучшения» в работу компании или бизнес-процессов, пользуясь своим «статусом», но при этом недостаточно разбираясь в бизнес-процессах, технологии компании или технологии продвижения продуктов или услуг компании. А их вмешательство даже из благих побуждений может быть фатальным.

Ситуации, перечисленные ниже, могут разрушить любой слаженно работающий бизнес, если на них не обращать внимания.

Прочитайте рекомендации к этим ситуациям.
Проверьте, всё ли у вас в порядке или что-то нужно доработать.
В рекомендациях также указано, как в укреплении безопасности компании помогают инструменты управления.

Если вы внедрите эти пункты, ваш бизнес будет защищён значительно лучше!

Никогда не замыкайте все бизнес-процессы на одного сотрудника.
Закупками и продажами должны заниматься разные люди. Продажами и предоставлением услуг – тоже. Если весь бизнес фактически тянет один человек (и это не его собственник), то в случае ухода такого сотрудника вы просто потеряете бизнес.
Обязательно прописывайте условие о том, что сотрудничающие с вами лица не будут заниматься аналогичной деятельностью в течение определённого срока (3-5-10 лет) с соответствующими санкциями за нарушение.
Это условие будет реально работать только, если вы заключили гражданско-правовой договор. Но включить его можно практически в любое соглашение или составляемое специально приложение к существующим документам. Таким образом оно может оказывать как минимум моральное воздействие на тех, кто под ним подписывается.
Защищайте свою интеллектуальную собственность.
Зарегистрируйте официально средство индивидуализации (торговую марку), введите режим коммерческой тайны (не только на бумаге, но и фактически), охраняйте ноу-хау и иные разработки, пропишите, что все результаты интеллектуального труда сотрудников (в рамках их должностных обязанностей и договоров) принадлежат компании и не могут использоваться вне компании без её согласия (как во время работы сотрудника в компании, так и после).
Уделяйте внимание защите данных.
Непременно регулярно копируйте всю важную информацию и храните копии вне офиса – там, где недобросовестные лица не смогут удалить или повредить их (могут помочь облачные хранилища, физически удалённый сервер, использование сторонних архивов и иные способы).
Это позволит быстро восстановить бизнес-процессы и избежать проблем с государственными органами в случае возникновения негативных ситуаций (например, утраты оборудования, заражения компьютерными вирусами, некорректных действий конкурентов и т.д.)
Обеспечьте общение с клиентами только с тех средств связи, которые можете контролировать и которые принадлежат вам.
Введите правило, что переписываться с клиентами сотрудники могут исключительно с корпоративных адресов электронной почты, а делать клиентам звонки или переписываться в чатах – только с принадлежащих компании телефонных номеров.
Обязательно укажите это в договорах со всеми сотрудниками.
Помните, что базы данных (в частности, клиентские базы) – это ключевая ценность (ресурс) любого бизнеса.
Введите правила ограниченного доступа к клиентской базе, защитите её от копирования техническими средствами, фиксируйте все контакты с клиентами и потенциальными клиентами.
Ни в коем случае не допускайте такого отношения сотрудников: «мой клиент – моя собственность». Любой клиент – это контакт организации. И его потеря приводит не только к падению дохода, но и к сложностям для всей команды.
Обязательно укажите это в договорах со всеми сотрудниками.
Постоянно проводите мониторинг показателей деятельности и, в частности, общения с клиентами.
Будьте в постоянной коммуникации с клиентами и отслеживайте интенсивность заказов на протяжении больших отрезков времени. Обращайте внимание, если постоянный клиент вдруг прекратил делать заказы. Не оставляйте это незамеченным и поинтересуйтесь, что случилось. Возможно, он считает, что продолжает работать с вами (а на самом деле, его уже увёл бывший сотрудник или тот, кто создал «параллельную структуру»).
Использование статистик поможет оптимизировать этот процесс, поэтому введите их внутренними правилами организации.
Обязательно записывайте все договорённости как с сотрудниками, так и с клиентами, партнёрами, инвесторами.
Даже если это будет запись на «клочке бумаги» с вашими подписями, это уже лучше, чем неопределённая устная договорённость, которую через месяц можно забыть, а можно по-разному интерпретировать.
Письменная фиксация соглашения – лучший приём защиты от развала любых партнёрских соглашений, непонимания с сотрудниками, конфликтов с клиентами.
Обязательно составляете и подписывайте чёткие договоры с сотрудниками, клиентами, партнёрами, инвесторами. А также – при необходимости – вносите в них дополнения и изменения.
Имейте чёткие правила о том, кто и чем занимается в организации.
Помните, что каков бы ни был уровень человека, даже если он соучредитель бизнеса и вложил в него очень много средств, каждый должен заниматься своим делом – тем, в котором он профессионал. Нельзя допускать, чтобы приказы в организации принимались «от кого угодно», от любого «начальника». Иначе бизнес долго не просуществует.
Лучше всего помогает предотвратить это организующая схема бизнеса, которая может быть утверждена руководителем организации в качестве обязательного бизнес-инструмента.
Поощряйте тех, у кого высокие и растущие результаты.
Неприменение этого правила неизбежно приведёт к «вымыванию» продуктивных людей.
Никогда не меняйте условия для продавцов (и других сотрудников) спонтанно, только «потому», что «он начал зарабатывать слишком много».
Пусть они зарабатывают больше и больше – стимулируйте это повышением процента при росте продаж. Учитывайте потенциальный рост дохода изначально при разработке систем мотивации (чтобы потом не сокрушаться «он слишком много начал получать, больше меня…»). На самом деле, если человек работает на проценте, вам должно быть «всё равно», сколько он/она получает на руки, ведь ваш доход также пропорционально вырос; не жадничайте и не меняйте неожиданно условия в одностороннем порядке, иначе вы просто потеряете «курицу, несущую золотые яйца».
Закрепляйте систему процентов, вознаграждений, бонусов, зарплат правилами организации и соответствующими договорами.
Пусть все договоры с сотрудниками, а также внутренние регламенты в отношении системы процентов для продавцов, вознаграждений, бонусов, зарплат, отпускных проверит компетентный юрист на предмет соответствия законодательству вашей страны.
Помните о том, что какую бы систему зарплат и поощрений вы не установили, она должна соответствовать законодательству. Например, ваш работник при отсутствии специального (установленного законодательством) оформления не может получать в месяц меньше минимальной зарплаты, установленной в стране (даже если он «подписался» работать «за проценты»), или сотрудник не может «отказаться от отпускных».
Никогда, никогда, никогда не просите сотрудников «подписать» ведомости на зарплату или любые другие документы «просто для отчётности», а на самом деле иметь «другую систему» оплаты. Это может создать большие проблемы в будущем: сегодня человек согласился, а завтра он решит, что вы ему «не доплатили» и напишет заявление в прокуратуру или другой надзорный орган (на что имеет полное право).
Обязательно имейте резервные фонды.
Никогда не тратьте все деньги – непременно откладывайте резервы, которые можно будет использовать в случае возникновения проблем, форс-мажорных ситуаций или же для развития самых прибыльных проектов.
Внедрить это поможет разработанная и утверждённая собственником бизнеса финансовая модель (модель финансового планирования).

Специально разработанная «Рабочая тетрадь “Модель административного ноу-хау”» поможет внедрить инструменты управления: организующую схему, статистики, финансовое планирование.
Как ни удивительно, эти инструменты управления помогут вам не только повысить эффективность работы компании, но и обеспечить защиту вашего бизнеса!

«Рабочая тетрадь “Модель административного ноу-хау”» – это преимущество членов WISE общего уровня и выше.

(WISE благодарит компанию «ЮРВЕСТ» за помощь в подготовке данной рассылки)

Успехов вам и процветания!

С уважением, Евгения Сухарева
Президент WISE СНГ

PS: присылайте свои вопросы, делитесь опытом и примерами применения.

WISE представляет Hubbard Management System (Систему управления Хаббарда) – реальную СИСТЕМУ управления. Она является системой, поскольку объединяет и чётко показывает взаимосвязь всех элементов и факторов, имеющих отношение к организации и управлению (менеджменту) компании или группы.