№24. О применении инструментов управления

Рекомендации, советы, основанные на практическом опыте
использования данных из Hubbard Management System –
на что стоит обратить внимание!

Рекомендация №24
О применении инструментов управления

Иногда мы пренебрегаем или недооцениваем инструменты или данные, которые нам известны «давно» или находятся у нас под руками. Да, почти всегда для того, чтобы «что-то» заработало, нужно приложить труд, уделить время, скажем так, заставить себя заниматься этим. Но через какое-то время – если вы действительно уделяете внимание внедрению инструментов – они действительно заработают и помогут вам существенно повысить эффективность вашего бизнеса.

В Рабочей тетради «Модель административного ноу-хау» собраны данные и программы внедрения этих данных. Иногда возникают вопросы – а что может дать на практике тот или иной инструмент управления. Чтобы у вас появилось больше реальности, а также желания больше узнать о перечисленных ниже инструментах и начать их использовать – предлагаю вашему вниманию отзыв директора компании ООО “СЛАВТРЕЙД БРАВО” о применении инструментов управления.

«Совет по технологии» на этой неделе такой – если вы не применяете какой-то инструмент или не знаете, зачем он вам нужен, или «просто лень» это делать – узнайте больше об этом инструменте управления. Спросите у других, что он им даёт. Получите больше информации о результатах применения этого инструмента. И тогда у вас появится мотивация применить это – несмотря ни на какие трудности!

РАССКАЗЫВАЕТ Максим Владимирович Перепелица
Директор ООО “Славтрейд Браво”
Отзыв о применении инструментов управления.
26.02.2014

«Хочу рассказать про несколько разных инструментов управления и что происходило, когда мы начали их использовать:

Ежедневные собрания коллектива за один день подняли тон и боевой дух всего офиса. До введения ежедневных собраний было замечено что большая часть сотрудников скучает на рабочих местах. В кабинетах не видно бурной деятельности, жизни, все везде тихо, мало производства. Сегодня каждое утро весь офис собирается в кабинете директора и каждый сотрудник озвучивает чего он достиг вчера и чем будет занят сегодня. Секрет этого действия в следующем, сотрудники берут ответственность друг перед другом за получение определённых результатов. Никто не хочет на собрании стоять и молчать в то время когда рядом с ним работающие сотрудники делятся своими победами. В результате весь рабочий день работа кипит в каждом кабинете, каждый сотрудник осведомлён, чем именно сегодня занят его коллега и к кому можно обратиться за заданиями. Люди обожают быть успешными, и ничего не может быть лучше, чем каждый день начинать с понимания того, что ты не просто проводишь время на работе, а действительно создаёшь то, чего не существовало и получаешь от окружающих подтверждение своего профессионализма.

Статистики заработали очень быстро и в один момент. Мощным стимулом для этого послужил переход оплаты труда от окладов и повременной оплаты на сдельную оплату труда. При расчёте заработной платы учитывается состояние статистик сотрудника. В один день статистики стали для нас “как родные” и никому не нужно было больше объяснять, зачем они нужны и что делать для того чтобы они росли. До этого долгое время для некоторых сотрудников это были просто цветные графики, которые по непонятным для них причинам то росли, то падали, и сотрудник считал, что его задача – это просто нарисовать линию. Сегодня такого отношения нет, потому что каждый понимает, что зарабатывает тот, кто добивается роста статистик; и это справедливо.

Письменные коммуникации. Сначала мы провели семинар по письменным коммуникациям. Поставили общий коммуникационный центр, обеспечили всех лотками, бланками, электронной системой коммуникаций. Выслушали все претензии по поводу бюрократии и о том, что это долго, о том что гораздо проще сказать, чем написать. Наглядно поиграли в “Испорченный телефон” с сотрудниками, которые наиболее яростно отстаивали устную коммуникацию. Все поняли, что устно передать точную информацию практически нереально. И система коммуникации заработала. Наконец-то сотрудники перестали забывать то, что им нужно выполнить. Достигается именно тот результат, которого хочет постановщик задач, и вообще нет отговорок “А Вы мне не говорили”. Скорость выполнения задач выросла в разы, никто никого не дёргает, каждый сотрудник работает в своём ритме и занят большую часть времени именно выполнением задач, а не беседами. Очень приятно понимать, что сотрудники сами берутся за решения задач, а не приносят проблему руководителю. За первую неделю работы письменных коммуникаций я подсчитал задачи, в которых я участвую как директор. 56 задач одновременно. И раньше я все это пытался держать в голове. Не удивительно, что большая часть задач была забыта и не выполнена. Если этот результат тиражировать на 220 сотрудников компании, то страшно подсчитать количество “умерших” задач по причине того, что они не были вовремя оформлены письменно. Так что всем советую – внедрите письменные коммуникации в первую очередь, и ваша голова освободится для внедрения остальных инструментов управления.

Оргсхема долго висела на стене “в одиночестве”. Каждый знал о её существовании, знал где она висит, что на ней написаны фамилии, должности. Многие её расценивали как некую иерархию подчинённости (кто главнее и кто в подчинении). Каждый сотрудник, используя оргсхему, быстро находил фамилию начальника, которому “нужно” нести свои проблемы. Всё это заработало по-новому с момента внедрения письменных коммуникаций и прояснения того, что у каждого сотрудника есть свой ценный конечный продукт. Сейчас перед тем как написать послание, сотрудник использует оргсхему, чтобы посмотреть, кому именно направить своё послание.

Финпланирование. Сам принцип, что мы тратим только те деньги, которые заработали, – творит чудеса. Если что-то действительно необходимо приобрести, то первое, на что смотрим – на необходимый уровень дохода для этого приобретения и как его достичь. И что самое интересное – достигаем и приобретаем. Раньше я участвовал в ситуациях, когда первое, куда “бежишь за деньгами”, это в кабинет учредителя. А сейчас могу сказать со сто процентной уверенностью – при введённой системе финансового планирования никто не будет к вам бегать и просить денег на новый принтер или доказывать, что с поставщиками нужно рассчитаться “прямо сегодня”. У нас уже никто не к кому не бежит. Мы просто работаем над увеличением эффективности бизнеса. Каждая копейка, зафиксированная в плане по доходу в начале месяца, заранее распределена по бюджетам затрат предприятия. И выполняя квоты (план по доходу), каждый сотрудник знает – куда и на какие нужды расходуются заработанные деньги.

Каждый из вышеперечисленных инструментов делает организацию немного быстрее, понятней, честнее, жизнерадостней. Сотрудники получают удовольствие от работы, могут самореализоваться. Каждый может стать лучшим в своей профессии. Ради этого люди делают то, чего раньше не делали, и в результате предприятие продолжает развиваться, увеличивает темпы роста.

Если говорить о повышении нашей эффективности в цифрах, то за 2013 год чистая прибыль предприятия выросла в 3,8 раза. Чему я неимоверно рад и счастлив!»

Посмотрите прямо сейчас, какой инструмент управления вам нужно начать внедрять в первую очередь, и начните это!

Желаю вам успехов и процветания!

С уважением, Евгения Сухарева
Президент WISE СНГ

PS: присылайте свои вопросы, делитесь опытом и примерами применения.

Данные принципы взяты из Hubbard Management System (Системы управления Хаббарда). Вы можете посмотреть, какие элементы уже используются у вас в компании, а какие – нет. Что стоит начать использовать, что можно усилить. 
Чтобы начать использовать эти инструменты управления или использовать больше инструментов, вы всегда можете обратиться к «Рабочей тетради Модель административного ноу-хау» (что является главным преимуществом членства WISE)!

WISE представляет Hubbard Management System (Систему управления Хаббарда) – реальную СИСТЕМУ управления.  Она является системой, поскольку объединяет и чётко показывает взаимосвязь всех элементов и факторов, имеющих отношение к организации и управлению (менеджменту) компании