№72. Как сделать так, чтобы компания работала эффективно, слаженно и прибыльно?

Рекомендации, советы, основанные на практическом опыте
использования данных из Hubbard Management System –
на что стоит обратить внимание!

Рекомендация №72
Как сделать так, чтобы компания работала эффективно, слаженно и прибыльно?
(ИЛИ запланируйте себе занятие на долгие новогодние каникулы)

Наверняка вы много раз слышали или читали, что любой компании нужна описанная оргполитика компании – как внутренние правила и процедуры, так и описания для постов. Именно оргполитика может обеспечить компании эффективную и слаженную работу и в конечном счёте обеспечить рост прибыли. Но, к сожалению, в большинстве компаний этого нет. Почему же?

Во-первых, руководитель должен понять, принять и согласиться с тем, что именно он ответственен за то, есть ли в компании написанная оргполитика (правила, процедуры, с которыми все согласились и которым следуют), или её нет. Если руководитель не будет этого добиваться, то сотрудникам всегда будет не хватать времени!

Во-вторых, даже после того, как руководитель согласился с тем, что письменная оргполитика нужна – она, зачастую, так и «не появляется». Почему так происходит?

• Руководитель во многих случаях не уверен, КТО должен писать «эту самую» оргполитику – он сам или кто-то из сотрудников.
• Руководителю кажется, что это может продолжаться «до бесконечности»… то есть занимать и отнимать очень много времени.
• Руководитель считает, что если он даст сотрудникам задание составлять описание их постов (что они делают и как), а также каким образом работает какое-либо подразделение (в случае руководителей), и если сотрудники будут заниматься этим в рабочее время, то компания не должна им платить. Но сотрудники явно с этим будут не согласны.
• Руководитель знает, что в большинстве случаев сотрудники перегружены и не захотят добавлять ещё что-то к своим функциям.
• Некоторые руководители считают, что если они обяжут сотрудников следовать определённым написанным правилам и процедурам, это может некоторым образом их «обидеть». Поскольку сотрудники могут решить, что им не доверяют, считают их некомпетентными или что-то в этом духе.

Вы наверняка можете назвать и другие причины «почему это невозможно сделать»…

Ниже – несколько моментов, которые возможно помогут вам «убедить» самого себя, что вам необходимо ввести письменную оргполитику в компании (как в отношении общих правил компании, так и в отношении отдельных постов), а также поможет вам убедить ваших сотрудников – каким образом письменная оргполитика помогает работе и эффективности компании:

• Если в компании есть письменная оргполитика, это позволяет всем действовать и работать по одинаковым правилам. Это элемент согласия. Также это устраняет ненужное замешательство, поскольку все члены группы знают, что от них требуется и каким образом нужно действовать в отдельных ситуациях.
• Если в компании описаны все процессы и процедуры, это значит, что каждый человек может достаточно легко с ними ознакомиться. И поэтому другим руководителям и сотрудникам не нужно будет тратить много времени, чтобы обучить новых сотрудников. Новый человек может самостоятельно изучить всё с удобной для него скоростью и прочитать столько раз, сколько это ему необходимо, а потом задать необходимые вопросы.
• Если происходит такая ситуация, что кто-то из сотрудников неожиданно заболевает, увольняется, не выходит на работу и т.д., вам и вашим руководителям не нужно будет каждый раз «изобретать колесо» – всё уже описано, и другой человек сможет достаточно легко «подхватить» функции или поручить их выполнять новому человеку.
• Если у вас есть описанная оргполитика, то любой новый сотрудник, которые ещё не набрался опыта, может регулярно обращаться к письменным материалам, чтобы уточнить как и что делать, и в какой последовательности. В противном случае он будет постоянно отвлекать своих коллег и руководителей, либо… будет делать что-то не правильно или не делать вообще.
• Если у вас в организации есть описанная оргполитика – значит у вас в организации «нет места» для «мнений», а есть чёткие правила, как что-то должно делаться. Оргполитика разрешает все споры и вопросы. При этом сотрудникам нет необходимости постоянно дёргать руководителя, поскольку правила, процедуры, функции, продукты, цели, задачи и т.д. закреплены в письменном виде.

Не пытайтесь охватить всё сразу. Просто сделайте так, чтобы вы, ваши руководители и сотрудники уделяли хотя бы немного внимания описанию успешных действий, описанию процессов и стандартных процедур, описанию правил и рекомендаций. А также описывали, что – по их опыту – точно делать не следует. И подавали вам на одобрение – при необходимости через своих руководителей.

Даже если вы (и ваши сотрудники) будете уделять описанию оргполитики хотя бы полчаса в день – но на регулярной основе – вы сможете через пару месяцев иметь достаточно хорошую подборку оргполитики и больший порядок в делах компании!

Помните, что «Только практическая оргполитика, с которой согласились и которой следуют, даёт нам АРО*, которая является жизнью для любой группы» (Л. Рон Хаббард, статья от 17 ноября 1964 выпуск I)

Успехов вам и процветания!

С уважением, Евгения Сухарева
Президент WISE СНГ

PS: присылайте свои вопросы, делитесь опытом и примерами применения.

Данные принципы взяты из Hubbard Management System (Системы управления Хаббарда). Вы можете посмотреть, какие элементы уже используются у вас в компании, а какие – нет. Что стоит начать использовать, что можно усилить. 
Чтобы начать использовать эти инструменты управления или использовать больше инструментов, вы всегда можете обратиться к «Рабочей тетради Модель административного ноу-хау» (что является главным преимуществом членства WISE)!

WISE представляет Hubbard Management System (Систему управления Хаббарда) – реальную СИСТЕМУ управления.  Она является системой, поскольку объединяет и чётко показывает взаимосвязь всех элементов и факторов, имеющих отношение к организации и управлению (менеджменту) компании