№78. Что должно входить в пакет материалов (описание) для поста?

Рекомендации, советы, основанные на практическом опыте
использования данных из Hubbard Management System –
на что стоит обратить внимание!

Рекомендация №78
Что должно входить в пакет материалов (описание) для поста?

В системе управления Л. Рона Хаббарда (Hubbard Management System) существует термин «шляпа поста». Это необычный и непривычный для только что знакомящегося с технологией человека используется для обозначения «описания поста», а также подборок материалов, в которых указаны цель поста и относящиеся к нему ноу-хау (описания, как что-то делать) и обязанности. Шляпа представляет собой папки и подборки материалов, ей обучают того, кто занимает пост. (Термин и идея «шляпы» были заимствованы у проводников, машинистов и т.д., каждый из которых носит головной убор своего типа, что является их отличительным признаком. Следовательно, «шляпа» обозначает определённое положение и обязанности в организации.)

В соответствии со статьёй от 22 сентября 1970 года шляпа должна содержать следующее:

1. Цель поста.
2. Его относительное положение на организующей схеме.
3. Описание поста (обычно составляется тем, кто занимал данный пост до того, как был на нём сменён, и в этом случае не имеет большей силы, нежели просто совет).
4. Контрольный лист для изучения материалов поста (список всех материалов, относящихся к посту, где они перечислены именно в той последовательности, в которой человек их должен изучать. Также туда обычно включаются практические задания, тренировки и упражнения для закрепления навыков или лучшего усвоения материала). Это могут быть правила и процедуры, написанные владельцем или руководителем, различные руководства, книги, фильмы и т.д. (любые материалы)). Цель – чтобы человек мог реально освоить материалы, получить навыки.
5. Полная подборка всех возможных материалов, перечисленных в предыдущем пункте.
6. Экземпляр организующей схемы структурного подразделения организации, к которому относится этот пост (обычно отделение).
7. Схема потоков, отражающая, какие «частицы» (послания, люди, материальные объекты) приходят на пост, какие изменения необходимо производить с этими частицами и куда их потом направлять.
8. Формулировка продукта (продуктов) поста.
9. Статистика (статистики) поста, а также статистики секции, отдела и отделения, в которых находится пост.

Также можно составить так называемую шляпу «штатного сотрудника» (то есть какие права и обязанности у человека есть в организации как у сотрудника).

Эта шляпа включает следующее:

1. Описание общей цели организации, того, к чему она стремится, её основных задач, а также продуктов.
2. Описание привилегий или наград, которые имеет штатный сотрудник, например, обучение на посту, доступность обучения вообще, премии, зарплата, отпуска и т.д.
3. Описание взысканий за непроизводительность, за злоупотребление служебным положением или некорректное выполнение контракта или работы на посту.
4. Описание обязанностей штатного сотрудника в отношении связей с общественностью [имеется в виду, что человек должен поддерживать хорошие отношения с окружением, например, в офисном здании, с официальными органами. Как, например, он должен отвечать на вопросы об организации, какую информацию давать. Возможно есть поощрение за продвижение продукта или услуг организации, даже если человек не занимается маркетингом или PR в организации].
5. Описание взаимоотношений между штатными сотрудниками, что включает вежливость, опрятность, отношение к начальникам и подчинённым, офисный этикет и т.д.
6. Как человек должен обращаться (и в каком виде должно быть): документы, послания, файлы, оборудование.
7. Описание системы коммуникации и системы перевозок (транспорта) в организации.

Обратите внимание – при составлении описаний в пп. 2 и 3 нужно обязательно проконсультироваться с квалифицированным юристом, чтобы вводимые вами правила не противоречили законодательству вашей страны и территории. При предоставлении обучения за счёт организации как правило также нужно составлять отдельные договоры на случай, если человек разрывает трудовой контракт, а организация вложила средства в его обучение.

Успехов вам и процветания!

С уважением, Евгения Сухарева
Президент WISE СНГ

PS: присылайте свои вопросы, делитесь опытом и примерами применения.

Данные принципы взяты из Hubbard Management System (Системы управления Хаббарда). Вы можете посмотреть, какие элементы уже используются у вас в компании, а какие – нет. Что стоит начать использовать, что можно усилить. 
Чтобы начать использовать эти инструменты управления или использовать больше инструментов, вы всегда можете обратиться к «Рабочей тетради Модель административного ноу-хау» (что является главным преимуществом членства WISE)!

WISE представляет Hubbard Management System (Систему управления Хаббарда) – реальную СИСТЕМУ управления.  Она является системой, поскольку объединяет и чётко показывает взаимосвязь всех элементов и факторов, имеющих отношение к организации и управлению (менеджменту) компании